Konec roku je tu a s ním se blíží i všechny nezbytné úkony pro uzavření roku 2021. Jednou z nich je i fyzická inventura vašeho skladu materiálu a zboží. V táto inventuře zkontrolujete, že vaše skladová evidence sedí na skutečný stav na skladě.
Co to je skladová evidence?
Jedná se o evidenci, ve které si vedete v průběhu roku jaký materiál a zboží jste kdy a za kolik nakoupili a kdy jste konkrétní položky spotřebovali nebo prodali. Skladovou evidenci také musíte vést pro své nedokončené výrobky. Poctivě vedení evidence není zbytečná povinnost, ale nástroj, který vám poskytne obrázek o stavu vašich zásob.
Na tuto povinnost podnikatelé často hřeší, nicméně mějte na paměti, že případné kontrole ze strany finančního úřadů musíte být schopni prokázat osud nakoupeného materiálu a zboží.
Jak si vést skladovou evidenci?
V jednodušších případech lze vést v excelu. Ve složitějších případech, kdy máte skladových položek větší množství, doporučuji zakoupit software na skladové hospodářství.
Obecně se vedou karty jednotlivého zboží (lze si i představit jako řádky v excelu). Zajímá vás popis zboží nebo materiálu – název nebo jiné označení. Dále také datum pořízení, počet kusů (nebo jiná jednotka množství). V neposlední řadě je potřeba uvést cenu za jednotku a jaké zakázky se zásoba týká, vedete-li zakázkovou výrobu.
Všechny tyto údaje by měly být dohledatelné ke všemu, co máte na skladě. V praxi se to dělá tak, že jakmile vám přijde zásilka zboží nebo materiálu, tak ji po naskladnění uvedete do své skladové evidence.
Pokud máte na skladě stejné zásoby, které jste ale nakoupili za jinou cenu, měli byste si je vést ve vaší evidenci odděleně. Důvod je jednoduchý a spojený s vyskladněním těchto zásob. V okamžiku, kdy tato zásoba opustí sklad (prodáte ji, použijete ve výrobě, nebo dojde k jejímu zničení), musíte to také do evidence uvést.
Například máte na skladě 10 ks zboží za 200 Kč za jednotku a 10 ks stejného zboží za 250 Kč za jednotku. Jakou cenu uvedete u vyskladnění například 12 ks tohoto zboží? V tomto směru nám pravidla nenechávají prostor pro kreativitu. Existují jen 2 správné způsoby, ze kterých si můžete vybrat. Vybraný způsob pak musíte používat celý rok:
- First in First out metoda (FIFO) – tedy zboží vyskladňujete od nejstaršího (v našem příkladu tedy vyskladníte 12 ks zboží za 10*200+2*250 = 2.500 Kč)
- Aritmetický průměr – cenu za jednotku zboží určujeme vždy aritmetickým průměrem všech kusů stejné zásoby (v našem příkladu je průměrná cena (10*200+10*250)/20=225 Kč/ks, tedy vyskladníte zboží za 12*225=2.700 Kč)
Pokud máte zakázkovou výrobu – měli byste vést evidenci pro každou zakázku zvlášť.
Fyzická inventura skladu
Pokud je vaše skladová evidence vedená průběžně, můžete si udělat fyzickou inventuru. V podstatě si projdete, jestli je ve skladu opravdu vše, co tam má být. V průběhu roku je tato inventura zcela dobrovolná.
Situace se ale mění s koncem roku. Pro správně provedenou uzávěrku roku musíte spočítat stav zásob zásob materiálu a zboží na skladě k 31.12.. Počet kusů těchto zásob určíte jednoduše jejich fyzickým spočítáním. Následně je třeba porovnat hodnotu zásob, které jsou skutečně na skladě s hodnotou zásob, které by na skladě měli být podle vaší evidence skladové evidence. Tento stav buď koresponduje, nebo vznikají přebytky a manka, která je třeba v účetnictví dořešit.
Materiál a zboží, které jste v daném roce nestihli prodat, neovlivní v nákladech výpočet daně z příjmu. A proto je to tak důležité.
Pokud skladovou evidenci nevedete, i když byste měli, doporučuji alespoň udělat pečlivou fyzickou inventuru k 31.12., ať víte, co se v daném roce nespotřebovalo, neprodalo, a tím pádem musí být z nákladů daného roku vyloučeno.
