Pravidla zpracování osobních údajů 

Tato Pravidla byla vyhotovena v režimu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů a dalších souvisejících obecně závazných platných právních předpisů.

Vážení klienti, obchodní partneři,

ochrana vašich osobních údajů je pro nás důležitá a závazná. Níže uvedená Pravidla tak vysvětlují, jakým způsobem ve společnosti impuestos s.r.o., IČ 07864051, DIČ CZ07864051, se sídlem Veletržní 674/5, 603 00, Brno, vaše osobní údaje chráníme při zpracování, a to nejen při poskytování účetních služeb.  

Zaměstnanci naší společnosti, ale i další osoby podílející se na naší činnosti, jsou povinny zachovávat mlčenlivost o jakýchkoliv skutečnostech, o kterých se při výkonu jejich činnosti nebo činnosti vykonávané při poskytovaní dalších služeb souvisejících s výkonem účetních služeb dozvědí. Povinnosti mlčenlivosti podléhají všechny informace, týkající se klientů naší společností, přičemž jí podléhají také všechny důvěrné či citlivé informace získané v souvislosti s jakýmikoli činnostmi vykonávané naší společností. Jednoduše mlčíme až za hrob.

V případě, že budete mít jakékoli otázky, neváhejte nás kontaktovat telefonicky na telefonním čísle +420 530 506 222 nebo prostřednictvím e-mailu ucto@luciekocmanova.cz.

A teď už k věci. 

1. Co jsou to osobní údaje?

• Rozsah zpracovávaných osobních údajů se vždy odvíjí od kategorie subjektu údajů, jehož osobní údaje jsou zpracovávány. Jedná se zejména o: titul, jméno, příjmení, obchodní firma, datum narození, rodné číslo, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa bydliště, adresa sídla, kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo), číslo účtu, bankovní spojení, číslo a platnost osobních dokladů apod. 
• Vždy platí, že osobní údaje jsou zpracovávány jen v rozsahu nezbytném pro splnění účelu, ke kterému byly poskytnuty či zjištěny. 
• Osobní údaje jsou získávány primárně přímo od subjektů údajů, jichž se týkají, případně z veřejně dostupných zdrojů (veřejné seznamy a rejstříky). V odůvodněných případech mohou být osobní údaje získány i jinak (např. ze soudního či obdobného spisu). 

• Nařízení GDPR rozeznává také zvláštní kategorii osobních údajů, ke které je potřebné přistupovat mimořádně citlivě. Zvláštní osobní údaje jsou zejména údaje, které odhalují rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení nebo členství v odborových organizacích, ale také genetické údaje, biometrické údaje, kterými jsou například otisky prstů určené k vaší identifikaci, údaje týkající se vašeho zdravotního stavu nebo údaje týkající se vašeho sexuálního života nebo sexuální orientace.

2. Proč zpracováváme osobní údaje?

• Zpracování osobních údajů znamená jakoukoliv operaci nebo soubor operací s osobními údaji, jako je například jejich získávání, uspořádávaní, uchovávání, vyhledávání, prohlížení, využívání, šíření, vymazávání nebo likvidace, a to bez ohledu na to, jestli je takový postup vykonáván automatizovanými nebo neautomatizovanými prostředky.
• Zpracování vašich osobních údajů naší společností je nezbytné zejména z následujících důvodů, tudíž abychom mohli:

• • poskytovat účetní služby našim klientům,
  • plnit různé zákonné a smluvní povinnosti,
  • chránit oprávněné zájmy našich klientů, naší společnosti a dalších spřízněných osob.

3. Za jakými účely a v souladu se kterými právními tituly vaše osobní údaje zpracováváme? 

4. Komu zpřístupňujeme vaše osobní údaje?

• Osobní údaje našich klientů a jiných fyzických osob zpřístupňujeme výjimečně jen v míře nezbytné pro poskytování našich služeb a plnění právních povinností, přičemž jejich příjemci jsou taktéž povinni zachovávat mlčenlivost. 
• Osobní údaje zpřístupňujeme například osobám, které pověřujeme vykonáním jednotlivých úkonů poskytování právních služeb, našim účetním a daňovým poradcům, poskytovatelům softwarového vybavení naší společnosti, včetně zaměstnanců těchto osob. 

• Osobní údaje mohou být zcela výjimečně a pouze v případě, že to bude nezbytně nutné, předány třetím osobám, a to např. v rámci plnění zákonných povinností vůči orgánům veřejné moci či jiným úřadům, v případě čerpání služeb od externích spolupracovníků či dodavatelů (účetní a daňoví poradci, auditoři, advokáti, znalci, IT konzultanti apod.), v případě plnění smluvního vztahu dle smlouvy s klientem (finanční úřady, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, úřady práce, statistický úřad atd.).

5. Do kterých zemí přenášíme vaše osobní údaje?

• Vaše osobní údaje nepřenášíme do třetích zemí vně Evropského hospodářského prostoru (EU, Island, Norsko a Lichtenštejnsko). Využíváme bezpečné cloudové služby ověřeného poskytovatele se servery umístěnými na území EU.

6. Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje?

• Osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu, dokud je to nutné pro účely, pro které se zpracovávají nebo dokud nám to přikazuje zákonná úprava, například účetní a personální legislativa nebo AML zákon, který je definován níže.
• Při zpracování osobních údajů se zároveň řídíme zákonnými dobami uchovávání, kdy skartační lhůta:

• • je v případě povinnosti uchovávat účetní závěrky nebo výroční zprávy nejméně 10 let,

• • je v případě povinnosti uchovávání účetních dokladů, účetních knih, odpisových plánů, inventurních soupisů účtových rozvrhů nebo přehledů 5 let,

• • je v případě povinnosti uchovávání účetních záznamů, kterými účetní jednotky dokládají účetnictví 5 let,

• • je v případě uchování povinnosti daňových dokladů 10 let, a to od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

7. Jak od vás získáváme osobní údaje?

• Pokud jste klientem naší společnosti, osobní údaje získáváme většinou přímo od vás. V závislosti na konkrétním případu může mít neposkytnutí osobních údajů klientem zásadní vliv na naši schopnost poskytnout kvalitní účetní služby a ve výjimečných případech i naši povinnost odmítnout poskytnutí takovýchto služeb. Osobní údaje o našich klientech můžeme získávat i z veřejně dostupných zdrojů, od orgánů veřejné správy nebo od jiných osob.
• Pokud nejste klientem naší společnosti, rádi bychom vás informovali o skutečnosti, že vaše osobní údaje nejčastěji získáváme od našich klientů nebo z jiných veřejných nebo zákonných zdrojů, jako například vyžádáním si osobních údajů od orgánů veřejné moci, výpisem z veřejných rejstříků, získáváním důkazů ve prospěch klienta, ale i dalšími způsoby v souladu s právním řádem České republiky.

• Pokud jste zaměstnancem naší společnosti nebo spolupracující osobou, vaše osobní údaje jste nám poskytli převážně přímo vy. Jejich zpracování se řídí zejména právní úpravou v oblasti pracovního práva a účetnictví, přičemž při každém uzavření smlouvy vás o pravidlech zpracování vašich osobních údajů informujeme.

8. Jakými právy disponujete jako subjekt údajů?

• Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů, máte právo kdykoli svůj souhlas odvolat.
• Bez ohledu na výše uvedené, máte právo kdykoli namítat proti zpracovávání osobních údajů, které se vás týkají.

• Jako klient naší společnosti máte právo požadovat přístup k osobním údajům a v případě jejich nesprávnosti jejich opravu.

• Pokud se osobní údaje týkají klienta, právo přístupu k osobním údajům ani právo na přenositelnost třetí osoby nemají, a to z důvodu naší zákonné povinnosti mlčenlivosti především s odkazem na článek 15 odst. 4 a článek 20 odst. 4 Nařízení GDPR.

• Jakožto subjekt údajů máte samozřejmě právo kdykoli podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.

9. Zpracování souborů cookies

• Cookies, které používají webové stránky naší společnosti, neshromažďují žádné osobní údaje. Používání naší webové stránky je tak nejen bezpečné, ale i v celém rozsahu respektuje vaše právo na ochranu soukromí a osobních údajů.
• Na naší webové stránce naleznete jeden soubor cookie, který má však výlučně účel zajištění fungování stránky a vymaže se z vašeho prohlížeče hned po jeho zavření, tj. na konci relace.

• Za účelem statistického vyhodnocování návštěvnosti naší webové stránky používáme službu Google Analytics, vaše IP adresy jsou však anonymizované, a tudíž není možné vás podle nich identifikovat.

10. Změny podmínek ochrany osobních údajů

• Ochrana osobních údajů pro nás není jednorázovou záležitostí. Informace, které jsme vám povinni vzhledem na naše zpracování osobních údajů poskytnout, se mohou měnit nebo přestat být aktuální. Z tohoto důvodu si vyhrazujeme možnost kdykoliv tyto podmínky upravit a změnit v jakémkoliv rozsahu. V případě, že změníme tyto podmínky podstatným způsobem, tuto změnu vám oznámíme na této webové stránce nebo zvláštním oznámením prostřednictvím e-mailu.

11. Právní předpisy uvedené v těchto podmínkách

• „AML Zákon“ znamená zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
• „Nařízení GDPR“ znamená nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů);
• „Občanský soudní řád“ znamená zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád;
• „Občanský zákoník“ znamená zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník;
• „Soudní řád správní“ znamená zákona č. 150/2002 Sb., soudní řád správní;
• „Správní řád“ znamená zákon č. 500/2004 Sb., správní řád;
• „Trestní řád“ znamená zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád);
• „Trestní zákoník“ znamená zákon č. 40/2009 Sb., trestní zákoník;
• „Zákon o účetnictví“ znamená zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví;
• „Zákon o daních z příjmů“ znamená zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů;
• „Zákon o DPH“ znamená zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty;
• „Zákon o archivnictví“ znamená zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě;
• „Zákon o elektronických komunikacích“ znamená zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů;
• „Zákon o obchodních korporacích“ znamená zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech;
• „Zákon o ochraně spotřebitele“ znamená zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele;
• „Zákon o regulaci reklamy“ znamená zákon č. 40/1995 Sb., o regulaci reklamy a o změně a doplnění zákona č. 468/1991 Sb., o provozování rozhlasového a televizního vysílání, ve znění pozdějších předpisů;
• „Zákon o sociálním zabezpečení“ znamená zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení;
• „Zákon o zaměstnanosti“ znamená zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti;
• „Zákoník práce“ znamená zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce.