Pokud máte v podnikání auto, tak jste se už určitě setkali s pojmem kniha jízd. Kdo ji vlastně musí vést a jak na to? Vše se dozvíte v tomto článku.
Kdo musí vést knihu jízd?
Jednoduše – téměř každý, kdo má v podnikání auto. 🙂 Není důležité, jestli jste nebo nejste plátce DPH, jestli uplatňujete paušální náklady na dopravu, nebo reálné výdaje za pohonné hmoty a parkovné. Knihu jízd vést nemusí jen OSVČ, kteří jsou neplátci DPH a jsou buď v režimu paušální daně nebo si uplatňují paušální výdaje.
Povinnost vedení knihy jízd určuje také zákoník práce, pokud máte zaměstnance, kteří jezdí vašimi auty pracovně. Z hlediska dodržování bezpečnosti práce nesmí zaměstnanec řídit déle, než 4,5 hodiny bez přestávky. Taková přestávka pak musí mít minimálně 30 minut.
Jak vést knihu jízd?
Evidence jednotlivých jízd si můžete vést klidně jen v excelu. Pokud ale máte více aut, tak bych vám doporučila si pořídit automatizovaný systém, který vám na základě GPS údajů aut knihu jízd sám vyplňuje.
Co nesmí v knize jízd chybět?
Pokud máte ve firmě více aut, tak je potřeba vést ke každému z nich knihu jízd zvlášť. Kniha jízd by měla obsahovat minimálně tyto údaje o vozidle:
- typ vozidla (osobní, nákladní…)
- SPZ
- stav tachometru k 1.1. a 31.12. (případně k začátku a konci zdaňovacího/účetního období)
- informace o zahájení nebo ukončení využívání vozidla pro podnikání
- průměrná spotřeba dle velkého technického průkazu
I když nejste technický typ, tak se nelekejte, většinu těchto informací najdete ve velkém technickém průkazu vašeho auta.
Ke každé jízdě je potřeba uvést tyto údaje:
- datum a čas odjezdu a příjezdu
- odkud a kam jste na pracovní cestu jeli
- účel pracovní cesty (např. obchodní jednání, rozvoz zboží, vyzvednutí materiálu…)
- počet ujetých kilometrů
- informace o bezpečnostních přestávkách (přesný čas, délka trvání)
Co když auto využívám i soukromě?
V tomto případě je potřeba evidovat i množství soukromě ujetých kilometrů. Celkové důsledky soukromého využívání firemního auta se na blogu také budu věnovat v dalším článku.
Knihu jízd není vhodné podceňovat, jde v podstatě o prokázání finančnímu úřadu, že firemní majetek opravdu používáte k firemním účelům. Zároveň se toho ale také musíte bát. Není to nic, s čím by vám šikovná účetní neporadila. 🙂
