Začínáte s podnikáním jako OSVČ nebo jste založili firmu a zajímá vás co je to ta datovka? Jedná se o virtuální poštovní schránku, do které vám přichází oficiální dokumenty z finančního úřadu, sociální správy, zdravotní pojišťovny a dalších státních orgánů. Také pomocí ní můžete oficiálně podávat vše, co potřebujete – bez běhání po úřadech.
Jaká jsou pravidla?
Datovou schránku má automaticky založenou každé s.r.o., ale založit si ji dobrovolně můžete také jako OSVČ. Je zcela zdarma a s jednoduchým přihlášením pomocí přiděleného názvu schránky (kombinace 7 číslic a písmen) a hesla. Její fungování lze jednoduše přirovnat k e-mailu – máte přehled o přijatých a odeslaných dokumentech. Narozdíl od emailu se ale zprávy po 3 měsících mažou, chcete-li delší uchovávání, musíte si připlatit za datový trezor. Většina klientů si ale zprávy stahuje k sobě do PC a jejich uchovávání nepotřebuje.
Otevření zprávy v datové schránce je bráno jako oficiální převzetí písemnosti, ale nebojte se, že byste třeba mohli zapomenout datovku kontrolovat a mezitím by se v ní objevilo spoustu důležitých zpráv – v nastavení si lehce nastavíte e-mailové notifikace příchozích zpráv, takže pokaždé, když vám něco do datovky přijde, dostanete upozornění e-mailem. Za příplatek vám mohou chodit i sms.
Datovka má automaticky nastavené, aby vyžadovala změnu hesla každých 90 dní – což je pro některé uživatele otravné – tuto funkci lze v nastavení jednoduše vypnout. 🙂
Pokud ukončíte své podnikání, můžete ji opět deaktivovat.
Jaké jsou výhody?
Jedná se o velmi jednoduchý, rychlý a moderní způsob vyřizování oficiálních záležitostí – vše vyřídíte z pohodlí své kanceláře, nebo ještě lépe, vše může vyřídit vaše účetní. 🙂
Pomocí datové schránky můžete podávat daňová přiznání a registrace ke všem daním, přehledy na sociální správu a zdravotní pojišťovny. Také oznámení o změně trvalého bydliště nebo přechod z vedlejší na hlavní samostatně výdělečnou činností a naopak. Prostě vše, co potřebujete vyřídit s finančním úřadem, správou sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovnou nebo živnostenským úřadem a dalšími. Doručení do datové schránky státního orgánu je považováno za oficiální podání písemnosti – doporučuji stahovat potvrzení (tzv. doručenku) pro strýčka příhodu.
Stejně jako vy můžete kontaktovat výše zmíněné instituce, měli byste i oni by vás měli na oplátku kontaktovat tímto způsobem. Už žádné další běhání na poštu pro dopis. 🙂
Také ji můžete využívat jako oficiální způsob posílání například smluv mezi vašimi obchodními partnery.
Jsem jednatel s.r.o., jak probíhá první přihlášení?
Vaše první přístupové údaje vám přijdou poštou v obálce se žlutým pruhem. V obálce budou jednorázové přístupové údaje k firemní datové schránce včetně postupu, jak ji zaktivovat. Každý společník obdrží svůj vlastní přístup pod svým jménem.
Jsem OSVČ, jak si zařídím datovku?
Žádost o zřízení datové schránky si vyplníte a podáte na CzechPointu, které jsou nejčastěji na větších poštách nebo obecních úřadech. Vezměte si s sebou občanský průkaz (občané ČR), nebo pas (cizinci). Také mějte při ruce své IČO. Výpis ze živnostenského rejstříku by neměl být potřeba. Při podávání žádosti si dejte pozor, abyste zažádali o datovku na IČO! Datovku si můžete totiž zřídit i jako občané. Většinou je tato žádost hned na místě schválena, a vy odcházíte s jednorázovými přihlašovacími údaji. První přihlášení probíhá jednoduše na portálu www.mojedatovka.cz, kde si změníte jednorázové heslo a je to.
Datovku si můžete zřídit také pomocí eIdentity. Na tento portál je možné se přihlásit hned několika způsoby – pomocí eObčanky (občanského průkazu s čipem), mojeID nebo Bankovní identity (ověření údajů za pomocí bankovních údajů, tuto službu poskytuje v současnosti AirBank, Česká spořitelna nebo Komerční banka). Více informací najdete na webových stránkách služby.
Chci, aby moje účetní mohla všechny potřebné dokumenty odesílat sama
Do své datové schránky můžete přidělit přístup jakékoliv 3. osobě. Měli byste jej samozřejmě přidělovat s rozmyslem. Pro přidělení přístupu potřebujete znát osobní údaje oprávněné osoby (jméno, příjmení, trvalý pobyt a datum narození). Této osobě následně ministerstvo pošle dopis s jednorázovými přístupovými údaji k vaší datovce, nebo, má-li oprávněná osoba vlastní datovku, přístupové údaje jsou ji obratem doručeny tam.
Závěrem bych vypíchla, že se jedná o velmi užitečnou věc, které není třeba se bát. Doporučila bych ji všem OSVČ – je to rychlejší a pohodlnější způsob vyřizování oficialit. Navíc nachází podporu u státní správy. Podáváte-li přiznání k dani z příjmu elektronicky, týkají se vás určitá zvýhodnění ohledně odložených termínů a splatností daně.
Upozornění na konec: s přístupovými údaji nakládejte velmi opatrně – jako s těmi od internetového bankovnictví nebo PINem od platební karty.
