Archivace

Chce vám účetní předat šanon s vaším účetnictvím za minulý rok a vy nevíte co teď s ním? Takový šanon musíte vždy po nějakou dobu archivovat. Doba po kterou musíte doklady nechat na bezpečném místě je pro každého různá. 

Jak archivovat?

Tady samozřejmě záleží v jaké formě byly účetní a daňové doklady vedeny. Některé účetní již mají “šanony” svých klientů pouze virtuální a to například na google disku či jiném cloudovém úložisti. Pokud máte vše pouze virtuální, tak je vhodné mít tyto soubory na bezpečném úložišti, případně si například celý rok stáhnout do zipu a dát na záložní úložiště.

V případě, že máte šanon klasický s vytištěnými doklady, tak si musíte dát pozor na způsob archivace. Ideální je mít takový šanon na suchém místě s normální vlhkostí – prostě na takovém místě, aby se samotným dokladům nic nestalo. A to jak po stránce okolních vlivů nebo také například fyzického poškození. 

Pokud se stane, že jste měli dokumenty na místě, které vyhořelo, nebo došlo k jinému zničení dokumentů, máte povinnost to nahlásit na finanční úřad. 

Jak dlouho archivovat?

Doba povinné archivace se liší pokud máte firmu, nebo jste OSVČ. Zpravidla lze říct, že OSVČ to mají s archivací jednodušší. Ale roli hraje také, jestli jste plátci DPH nebo jestli máte zaměstnance. 

Důležité je také zmínit, že se doba archivace počítá od konce účetního nebo zdaňovacího období. Například daňové doklady z roku 2021 můžete vyřadit z archivu nejdříve 1.1.2032. 

* Tato lhůta se prodlužuje pokud uplatňujete v daném roce daňovou ztrátu o dalších 5 let. Lhůta se také prodlužuje pokud uplatňujete jako daňově uznatelný výdaj finanční leasing.

** Pokud zaměstnanec pobírá starobní důchod současně se zaměstnáním, zkracuje se doba povinné archivace na 10 let.

U firem existují také určité dokumenty, které musí společnost archivovat navždy. Jedná se smlouvy týkající se samotné společnosti, jako jsou zakladatelské smlouvy, smlouvy o přeměnách právnické osoby nebo i jejím zániku. Do této skupiny archiválií patří také zprávy o auditu, výroční zprávy nebo smlouvy o převodu vlastnického práva nemovitostí. 

Co s doklady, které už archivovat nemusím?

V ideálním případě předáte takové dokumenty specializované společnosti, která se oficiální skartací dokumentů zabývá. Ta vám vůči dokladům dá předávací protokol, že je od vás přebrala. Taková společnost vaše dokumenty dokonale skartuje a zmizí z povrchu zemského :-). Pokud jste z Brna, tak společnost SAKO také nabízí zpopelnění vašich důvěrných dokumentů a ještě navíc z nich vyrobí pro město elektřinu a teplo :-). 

Ale je mi jasné, že taková skartace něco stojí a není to ideální řešení pro všechny. Skartaci můžete provést i sami. Měla by ale proběhnout tak, aby se nedali skartované dokumenty již zneužít. Citlivé mohou mít například některé osobní údaje o zaměstnancích.

Je toho na vás moc?

Zdají se vám pravidla okolo archivace nad vaši hlavu nebo nemáte kde bezpečně uchovávat vaše doklady? V tomto případě jsou tady pro vás společnosti, které se zabývají přímo archivací dokumentů. Taková firma uloží vaše označené dokumenty do speciální  spisovny s regulovanou teplotou, vlhkostí a všech dalších podmínek. 

Obecné se archivace nemusíte bát. Důležité je dbát na dobu archivace a pak stačí dokumenty bezpečně uložit a nezapomenou kam jste je uložili :-D.