OSVČ: Jak si vést evidenci příjmů (a výdajů)

Jste OSVČ a potřebujete zpracovat daňové přiznání? Pak, nejen na to,  budete potřebovat vlastní evidenci příjmů (a výdajů), kterou si můžete velmi jednoduše nachystat sami. 🙂

Co mám evidovat?

Záleží na způsobu uplatňování výdajů, ty jsou v podstatě dva: paušální nebo skutečné výdaje.

Paušální výdaje

Vyplatí se uplatňovat většině podnikatelů, obzvlášť pokud prodáváte služby a tedy máte poměrně nízké výdaje. Laicky řečeno to znamená, že pokud je váš příjem z podnikání například 800.000 Kč za rok a podnikáte na živnostenský list, tak stát řekne, nebudeme ti přidělávat starosti, je tady taková domluva, že abys těch 800.000 Kč vydělal, vydals k tomu 60 % výdajů a tvůj zisk, z kterého chceme daně, je tedy jenom 40 % z tvého příjmu … 🙂 Takže ke zdanění půjde 800.000 Kč * 0,4 = 320.000 Kč. Bohužel ne každý může uplatnit tak vysoký paušál. Existují zákonem dané varianty:

1. 80 % z příjmů – zemědělská výroba, řemeslná výroba (maximálně však  1.600.000 Kč),
2. 60 % z příjmů – živnostenské podnikání (maximálně však 1.200.000 Kč),
3. 40 % z příjmů – z jiných příjmů ze samostatné činnosti, tzn. lékaři, advokáti, daňoví poradci, fyzioterapeuti apod. (maximálně však 800.000 Kč),
4. 30 % z příjmů – pronájem (maximálně však 600.000 Kč).

Pokud se rozhodnete, že využijete paušálních výdajů, stačí vám vést evidenci příjmů.

Skutečné výdaje

Jsou výhodné hlavně pro ty, kteří mají vysoké náklady, zpravidla pokud vyrábíte vlastní výrobky nebo prodáváte zboží. Také se často vyplatí OSVČ, kteří spadají do skupiny 30% a 40% paušálních výdajů – reálně bývají vyšší. V tomto případě je potřeba si vést evidenci příjmů i výdajů. 

Jak mám evidovat? 

K evidenci úplně stačí jednoduchá tabulka v excelu, kam si budete zapisovat potřebné informace. Evidence musí obsahovat číslo faktury, datum vystavení, co fakturujete/nakupujete, komu/od koho, částku a datum úhrady. Datum úhrady je nesmírně důležité, nedaníte příjem, dokud ho nemáte klientem/zákazníkem uhrazený a nemůžete říct, že něco bylo výdajem, pokud jste ho nezaplatili. Já sama často dopisuji i, zda úhrada proběhla v hotovosti nebo přes banku.

Tabulky s příkladem vyplňování: 

Evidence musí být vedená v CZK, pokud fakturujete v cizí měně (EUR, USD…), tak záleží na jaký účet vám peníze přišly:

• na korunový účet: pak si do sloupce částka napište přesně, kolik vám na účet přišlo (např. 8 659,65 Kč),
• na účet v cizí měně: pak do sloupce dočasně napište částku v cizí měně (např. 200 EUR) a po skončení roku, se rozhodnete, jestli budete přepočítávat na koruny denním (vyhlašován každý den ČNB), nebo jednotným kurzem (po skončení roku GFŘ vyhlásí jeden kurz, který platil pro celý uplynulý rok).  Vyberete si samozřejmě ten, který pro vás bude výhodnější. 

V případě, že vedete i evidenci výdajů a platíte faktury přijaté v cizí měně, tak je postup obdobný. Když peníze posíláte z korunového účtu, tak do evidence napíšete přesnou částku, která vám z účtu odešla. Když peníze posíláte z účtu v cizí měně, tak si napíšete kolik to bylo v cizí měně a po konci roku se rozhodnete pro výhodnější kurz přepočtu. 

Důležité je si uvědomit, že denní a jednotný kurz nelze v jednom roce kombinovat. Ať už si zvolíte denní nebo jednotný kurz, tak tím zvoleným se vám bude přepočítávat všechny zahraniční transakce (příjmy, výdaje, jiné příjmy např. ze zahraničních spořících účtů, dividend, atd.).

Kdy mám evidenci zpracovat a jaké to má vlastně výhody?

Nejlepší je evidenci dělat průběžně. Například vždy když vystavíte fakturu, tak si ji rovnou zapíšete i do tabulky, do které si můžete zapsat, i když vám ji zákazník zaplatí. Tato evidence vám může jednoduše a přehledně sloužit i pro kontrolu, jestli vám zákazníci vše zaplatili.  A pokud vedete i evidenci výdajů, tak si můžete hlídat, že nikde nemáte dluhy. Mám vynikající zkušenosti i s cenově dostupnými fakturačními SW jako je Fakturoid, kde si můžete evidovat všechny faktury vystavené i příjaté – a evidenci příjmů a výdajů máte vyexportovanou v pdf i excelu na počkání. 

A hlavně takhle hezky vedená evidence vám ulehčí, zrychlí a zlevní proces podávání daňového přiznání! 🙂